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Le travail en remote en situation de quarantaine – COVID

Face à la crise actuelle du Coronavirus nous nous sommes demandés comment l'agence pouvait aider des entreprises qui doivent passer aux 100% remote (télétravail) mais qui ont peu d'expérience dans ce domaine.

Une de nos idées est de partager notre savoir, notre vécu et nos expériences d'une agence en quarantaine. En espérant que ces articles permettent à certaines entreprises de faciliter le passage en remote et de bénéficier de notre expérience. C'est aussi l'occasion de considérer cette réalité avec des informations moins négatives que les nouvelles ambiantes.

Une agence en mode remote

Nous ne partons pas de zéro, depuis 3 ans l'agence offre la possibilité de travailler à la maison quelques jours par semaine. Aussi le fait de devoir travailler entre un bureau à Lausanne et un bureau à Porto nous a obligés à tester et adapter nos méthodes.

Par contre je l'avoue, le Coronavirus vient chambouler notre travail remote. Ce qui change ? C'est d'avoir 100% des collaborateurs qui vont travailler depuis la maison. Nous avions toujours une majorité de l'équipe au bureau, simplement car nous aimons garder un lien social fort. Aussi, certains collègues n'ont jamais pratiqué le remote auparavant.

Pourtant depuis jeudi dernier, superhuit a considéré l'accélération de la crise et a décidé d'appliquer le travail en remote pour tous.

Les règles de base

L'erreur première du travail à la maison, c'est de croire que ça va être plus facile qu'au bureau. Et qu'il suffit d'avoir un ordi et internet pour démarrer. Je vous assure, il faut s'y préparer.

Psychologiquement le privé et le professionnel se mélangent très rapidement. Ce qui parait inné quand on change d'environnement ne l'est pas quand on reste à la maison. Et le confinement ne facilite pas les choses… Voici quelques petites règles simples.

La rythmique facilite la performance, elle apporte de la clarté pour soi et pour ses collègues.

1. Garder une rythmique et la respecter
Fixer ses horaires et s'y tenir. Se lever à une heure fixe, avoir ses pauses et surtout l'heure de fin de journée. Le matin, éviter de procrastiner et de reporter le démarrage de sa journée. Eviter de profiter des soirées pour avancer ou rattraper, on peut le faire quelques fois, mais il ne faut pas que ça devienne une habitude au risque d'impacter sa productivité en journée.
La rythmique facilite la performance, elle apporte de la clarté pour soi et pour ses collègues. Pour faciliter le réveil, nous avons un meeting Stand-up tous les jours à 9h00.

2. S'habiller et déjeuner
Trop facile de garder le caleçon/pyjama et d'avoir juste un t-shirt pour faire semblant sur Zoom :) Il faut se mettre en mode "travail", donc appliquer tous les rites qui font notre quotidien professionnel : je me douche, je m'habille, je déjeune et je vais travailler. Ça parait bête mais ça fait la différence sur la durée !

3. Trouver un lieu propice
Essayer au maximum d'avoir un endroit privatisé, tranquille et propice au travail. Ce n'est pas toujours possible mais c'est important d'éviter de donner l'impression à ses proches que l'on est disponible.
Être au milieu de la cuisine si on a une famille, ce n'est pas idéal. Très rapidement les proches expriment des attentes et des besoins, interfèrent le travail, c'est normal c'est un lieu de vie. Avoir un endroit spécifique permet aussi à notre esprit de quitter la zone de travail lors des pauses ou des fins de journée pour passer en mode repos.
À tous les coups éviter de travailler dans sa chambre à coucher, c'est un gros risque pour sa qualité de sommeil.

4. Ne pas perdre le lien social
Un point supplémentaire par rapport au quotidien en télétravail, c'est la situation de confinement. Nous sommes une équipe et pas un regroupement d'individus avançant indépendamment sur des projets. Et une équipe, ça communique, ça interagit. À distance on coupe le lien social.
En plus pour les personnes seules, elles se retrouvent soudainement avec une réduction drastique de ce lien. Nous recommandons de parfois garder activé la vidéoconférence pour faciliter les échanges humains entre collaborateurs.

5. Se changer les idées
À nouveau avec le Coronavirus, le risque d'être cloitré chez soi c'est de voir la motivation baisser, baisser et baisser au fil du temps. Faut-il le rappeler, ce n'est pas un acte volontaire que de travailler depuis chez soi. Mais une obligation sociale.
Si on ajoute le fait que ça risque de durer, que les possibilités de se changer les idées seront réduites. Et que travailler, manger, vivre et faire ses loisirs dans le même lieu est une perspective peu réjouissante. Je pense qu'il va falloir être créatif, flexible et faire un gros travail motivationnel. Sur ce point, on est tous dans la nouveauté et avec plaisir si vous avez des idées.

Nos outils

Évidemment certains sont spécifiques à notre secteur d'activité, mais je vais faire exprès d'éviter les applications métiers et services spécifiques (GIT, Sketch, Adobe…) et plutôt partager des applications plus communes.

Tous les matins, stand-up meeting sur l'application Zoom permettant à chacun•e de se voir et d'exprimer en 1 minute ses objectifs personnels de la journée.

A. Vidéoconférence : Zoom

Faciliter au maximum la communication entre les équipes ! Tout en évitant d'être trop souvent interrompu... Il faut donc créer des espaces de communication.

Tous les matins à 9h00 la team suisse va appliquer le traditionnel Stand-up meeting permettant à chacun•e de se voir et d'exprimer en 1 minute maximum quels sont ses objectifs personnels de la journée et si il/elle a besoin d'aide. Si une aide est requise, les personnes concernées vont fixer d'un commun accord un rendez-vous, une durée et un outil de communication pour en discuter. Chacun est responsable de faire avancer ses tâches.

Tous les meetings de projet et clientèle se font avec l'application Zoom avec la même idée : un objectif et une durée permettant de respecter le temps de chacun.

Après avoir testé une dizaine de logiciels de vidéoconférence par le passé, nous avons choisi l'application Zoom.us pour la qualité du logiciel et de la connexion et sa gratuité actuelle, le fait qu'elle ne nécessite pas de compte utilisateurs.

B. Discussions non structurées : Slack & Whatsapp

Comme beaucoup, pour des échanges et discussions non structurées nous utilisons l'application Slack avec des discussions directe entre les équipe ou en groupe. Pour structurer un peu le flux des discussions nous utilisons des channels associés à des projets ou des thématiques.

Quand les discussions sortent du cadre des projets ou de l'horaire de travail, le groupe whatsapp fait l'affaire.

C. Le bon vieux téléphone

Alors on n'a jamais connu le fax mais par contre on utilise encore le téléphone fixe ou mobile :) comme c'est de la VOIP, toutes les lignes fixes sont redirigées sur les téléphones mobiles des différentes personnes concernées. L'objectif est de montrer que l'agence est bien encore active et effective.

Et bien évidemment la majorité des discussions avec les clients se font par téléphone, mais là je ne vous apprends rien.

C. Le suivi de projet : Favro

Travailler à distance nécessite de documenter et de structurer les tâches et les projets de manière très précise. Tout flou va générer une perte de productivité. Il est nécessaire que chacun•e ait une vision sur le travail qu'il/elle doit accomplir, les responsables de projet une vision sur la progression.

Il y a une quantité d'outils possibles, chez superhuit nous aimons la flexibilité donc nous avons choisi d'utiliser Favro. À première vue, Favro peut ressembler à un Trello mais c'est beaucoup plus puissant. Je pense que l'on reviendra sur ce sujet de manière plus détaillée.

Dans Favro, tous les projets sont découpés, estimés et détaillés très précisément sous la forme d'action à réaliser. Chaque action est planifiée en discussion entre le/la collaborateur•trice et le/la chef•fe de projet (dans un sprint) et associé à un logiciel de tracking (Harvest).

D. Les données : Le fameux cloud

Évidemment, toutes les données sont centralisées sur un serveur qui est synchronisé avec chaque ordinateur portable (ou fixe). Tout est disponible sur un serveur en Suisse, dès lors chacun peut collaborer, aucun fichier ne doit être transféré.

Ensuite de quoi tout est documenté sur la suite d'application de bureau de Google Drive ou sur l'application Notion. Et pour certains clients sur notre serveur en Suisse pour des questions de protection des données.

E. La sécurité

Un point central, sans devenir parano. Il est nécessaire que chaque collaborateur•trice bénéficie d'un ordinateur avec un maximum de sécurité. Chacun doit bénéficier d'une connexion privée encryptée en WPA2 ou 3 (128 ou 192 bits) avec un mot de passe complexe. Nos collaborateurs travaillent sur l'environnement Apple avec des disques qui cryptent les données.

Tous les accès sont centralisés et sécurisés sur 1password permettant d'assurer des mots de passes complexes pour les applications et de les partager sans risque.

Avec plaisir si vous avez des compléments, n'hésitez pas à nous les partager. Dans ces temps c'est le partage qui permet d'accélérer la performance!